Tragedi Visa UK : IHS Gagal, Isi Formulir Bermasalah dan Berserah Diri

dari map pribadi saya

Posting pertama dan judulnya udah tragis begini. Tapi karena udah janji waktu doa-doa di ruang tunggu VFS (supaya visa keterima) untuk berbagi cerita suram ini ke siapapun yang ingin baca (mudah-mudahan membantu dalam keputusasaan), jadilah tulisan ini.

Here we go!

AWAL MULA – petunjuk isi form online

Sekilas info, saya berencana melanjutkan studi ke sekolah arsitektur di London, UK pada September ini dengan beasiswa pemerintah. Untuk pengurusan visa student saya memutuskan urus sendiri tanpa agen dan membawa saya ke petualangan ini.

Singkat cerita, karena saya baru dapat CAS tanggal 19 Juli 2016, akhirnya saya mengajukan aplikasi online visa UK tanggal 25 Juli karena ada revisi dan keperluan issuing surat lainnya. Untuk pengajuan aplikasi, dilakukan via website : https://www.visa4uk.fco.gov.uk/

Disini saya bikin akun dan untuk referensi pengisian form online sampai ke detail dokumen asli apa saja yang harus dipersiapkan bisa dilihat detail dari :

• Suryanara – Aplikasi Visa UK
• Lilis Iskandar – Aplikasi Visa UK untuk Update Terbaru 2016

Dua tautan diatas SANGAT membantu saya mengisi form. Perlu diperhatikan untuk beberapa poin yang saya galau perhatikan sekali pengisiannya :

• Issuing Authority : isi dengan NAMA PEJABAT yg menandatangani paspor, ada di halaman depan paspor
• Have you travelled to the UK : ini juga termasuk untuk perjalanan ke negara persemakmuran Inggris, seperti Malaysia dkk, jadi sebaiknya dimasukkan datanya karena akan dicocokkan ke cap-cap di buku paspor
• Parent’s data : (disini permasalahan saya bermula, akan dibahas di bagian selanjutnya) berdasarkan petunjuk formulir, isi data nama orang tua sesuai dengan paspor orang tua Anda. Tapi kebanyakan petunjuk pengisian dan saran orang-orang adalah mengisi sesuai data Kartu Keluarga, saran ini sebaiknya diikuti.
• End/start of courses : hati-hati mengisi tanggal mulai dan akhir dari studi, jangan sampai salah, perhatikan baik-baik.
• Provide details on how you have been assesed : kebanyakan petunjuk juga menyarankan diisi dg opsi ‘No‘ saja tapi untuk jurusan saya (arsitektur), menurut isi CAS jg, saya menjawab ‘Yes‘ karena saya menyerahkan portfolio untuk syarat pendaftaran kampus. Baca baik-baik isi CAS, untuk bagian ini.
• English requirement (awarding body) : IELTS SELT Consortium (untuk yg tes IELTS di IDP)
• English requirement (title of qualification) : kepanjangannya IELTS
• English requirement (level of qualification) : cari di internet untuk penyetaraan skor IELTS Anda dengan levelnya. Misal : CEFR Level C1 dsb.
• English requirement (date of award) : tanggal tes IELTS Anda
• Have any of your course fees been paid : dalam kasus saya, sudah dibayarkan oleh pemberi beasiswa. Jadi saya lagi-lagi jawab ‘Yes‘ untuk kolom yg kebanyakan dijawab ‘No‘ oleh aplikan visa lainnnya. ‘Yes-Paid to UK Education Provider

Oke, itu adalah bagian-bagian yang mungkin belum ada petunjuknya dari tautan yang lain karena menyesuaikan dengan kasus saya. Selebihnya isiannya sama saja.

Setelah isi formulir selesai, cek deh berkali-kali sampai hapal sama jawaban sendiri. Yakinkan nggak ada yang aneh salah nyeleneh, apalagi sampai gak sengaja pilih opsi ‘yes‘ untuk pertanyaan pernah berbuat tindak kriminal. BACA BERKALI-KALI.

Sudah yakin? Lanjut bayar IHS yaitu Immigration Health Surcharge yang diwajibkan bagi warga asing yang akan tinggal di UK dalam periode lebih dari 6 bulan. Anda akan dihubungkan ke link website IHS dari Gov.UK, lalu memproses biaya IHS yang harus dibayar dan membayarnya secara online. Sudah jadi legenda lama juga kalo bayar visa UK apa-apa pake credit card atau debit sih yang ada logo Visa atau Mastercard di kartunya. Jadi siapin kartu ini untuk bayar semuanya. Kalo udah kelar IHS, lanjut bayar biaya aplikasi visa. Aturannya : TIDAK BISA BAYAR APLIKASI VISA KALO BELUM BAYAR IHS. (well it didn’t happened at my case, dibahas di bagian selanjutnya)

Nanti semua panel-panel di akun aplikasi visa Anda bakal berubah jadi hijau kalo semua oke dan akhirnya bisa print aplikasinya. Oh ya untuk saran pilih jadwal appointment di VFS, saya malah nyaranin pilih jadwal paling siang biar gak disuruh wawancara. Jadi abis biometrik langsung suruh pulang tapi ya emang ada resiko dipanggil untuk wawancara lagi kalo ada yang bermasalah tapi ini jarang kejadian juga sih katanya. Jadwal wawancara sendiri menyesuaikan ketersediaan petugas dari Embassy nya, biasanya kalo udah lewat jam 2 siang, udah gak dapat giliran wawancara lagi. Tapi itu pilihan sendiri sih.

TRAGEDI YANG TERJADI – curhat saya yang mungkin membantu Anda

IHS – penyebab tidur tidak nyenyak seminggu penuh

Saya gagal bayar IHS. Tapi bisa bayar aplikasi visa.

Kok bisa? Saya juga heran. Ada seorang teman yang saya teror hidupnya di hari saya isi aplikasi online untuk jadi guide mengisi formulir, juga bingung. Sampai dia berkesimpulan : Saya gak usah bayar IHS. Jadi kalo nanti ada apa-apa di UK, saya cuma bisa ngadu ke BPJS.

Jadi setelah isi data kartu kredit yang mau digunakan untuk bayar IHS dan dalam proses konfirmasi berupa SMS nomor transaksi ke nomor hape pemilik kartu kredit, prosesnya gagal. Katanya nomor hape yang saya masukkan belum aktif sehingga SMS tidak bisa masuk. Ditengah saya kalang kabut nelpon call center bank, page yang mengatakan transaksi gagal itu langsung lanjut gitu aja. Saya gak klik apapun. Voila, panel hijau di pembayaran IHS muncul dan saya bisa bayar aplikasi visa.

Bengong. Kalut.

Tapi saya lanjut aja bayar visa karena dikejar waktu juga. Untuk bayar aplikasi visa tidak pakai konfirmasi SMS jadi transaksi berhasil. Email-email juga masuk tanda appointment dsb. Konyolnya, saya dapat IHS reference number, yang hanya mungkin didapat jika sudah bayar. Di titik itu, nggak ngerti mau senang apa sedih. Luar byasa.

Seminggu menuju penyerahan dokumen di VFS, saya berusaha menghubungi berbagai instansi yang mungkin bisa membantu, tapi nihil. Bahkan udah sampe nelpon embassy UK di Jakarta yang berbayar £1.37 per menit :((( tapi mereka juga gak tau. Satu-satunya jawaban adalah tunggu saja tagihannya datang karena mungkin macet di udara.

Di forum online, ada thread yang membahas kejadian seperti saya ini. Hampir semuanya melakukan refund aplikasi visa dan mengulang aplikasinya agar bisa bayar IHS. Panik meningkat.

Harapan terakhir adalah bisa nanya waktu ngasi dokumen di VFS (3 Agustus 2016). Tapi ya zonk, mereka juga tidak tau apapun. Jadi pesan untuk teman-teman semua juga, VFS TIDAK TAHU APAPUN SOAL APLIKASI VISA. Mereka hanya pihak perantara untuk menerima dokumen aplikasi Anda dan penyedia fasilitas biometrik + wawancara. Waktu penyerahan dokumen juga mereka tidak terlalu mengecek apa yang Anda serahkan, kita hanya mengikuti checklist yang diberikan tapi masukkan saja dokumen pendukung apapun seperti yang sudah banyak dishare ke dalam bundel aplikasi, JANGAN BERPATOK PADA CHECKLIST SAJA. Pastikan tidak ada yang kurang, Anda yang harus mengeceknya.

Lanjut cerita IHS, karena saya panik gelisah muram suram, saya memutuskan pakai fasilitas priority untuk segera mengetahui keputusan visa. Buruk-buruknya kalo ditolak, saya masih punya waktu untuk mengajukan aplikasi lagi. Intinya saya cuma mau cepat tahu ini aplikasi visa gimana akhirnya. Waktu itu saya bayar sekitar 2,7 juta (habis sudah remah-remah gaji) untuk prioritas itu. Lalu tanggal 8 Agustus, ada email dari ManilaVISA (proses visa UK memang di Manila) dengan judul ‘IHS DEFFERED APPLICATION‘.

Asli itu horor. Tapi isinya sungguh melegakan sanubari saya. Mereka bilang kalo saya belum bayar (ya emang) dan dikasi link untuk mengakses akun IHS saya lagi (yg nggak bisa diakses dari visa4uk karena dianggap sudah bayar). Disitu akhirnya saya bayar meskipun ya ada tragedi lagi sih sampai ganti kartu 3 kali. Singkatnya, terbayar dengan resmi.

Kasus IHS pun selesai.

Nama Yang Berbeda – memperparah situasi

Selagi kasus IHS masih belum terselesaikan waktu itu, saya print aplikasi yang sudah selesai. Lagi pusing sama si asuransi ini, saya tiba-tiba sadar kalo nama orang tua saya di paspor BEDA sama nama orang tua di kartu keluarga, dimana KK ini nanti akan diserahkan untuk cek dokumen nantinya. HAHAHA.

Jadi nama di paspor adalah nama beliau berdua yang asli, minus marga keluarga. Sementara di KK, namanya lengkap dengan marga plus gelar akademik karena mengikuti aturan penamaan KK yang lama. HAHAHA LAGI.

Padahal saya mengisi formulir dengan nama paspor orang tua atas petunjuk yang tertera disana. Tentunya ini jadi nggak sinkron dengan dokumen asli (KK) yang akan saya serahkan nantinya.

Sadarnya kapan? Sehari sebelum appointment di VFS. Die ajah.

Dari Embassy UK menyarankan saya untuk bikin surat pengantar dari local government yang menyatakan nama yang berbeda itu adalah orang yang sama. Saran itu datangnya malam sebelum tanggal 3 Agustus. Masa iya malam-malam saya ketok rumah pak Lurah untuk minta surat yang saya sendiri nggak ngerti isinya akan seperti apa?

Dengan modal mental bodo amat, saya tetap menyerahkan dokumen yang ada itu ke VFS. Nanya ke mereka juga sempat berharap dibantuin tapi mereka betul-betul tidak bisa campur tangan.

Usut punya usut, untuk penerima beasiswa, menyerahkan KK ternyata sudah tidak perlu karena KK berguna untuk mengecek keabsahan anggota keluarga. Untuk yang berangkat dengan biaya mandiri biasanya akan mengisi bahwa sumber dana dari orang tua kan, makanya KK dipakai untuk memastikan orang ini betul anaknya si bapak X.

Perkara ini pun agak terselesaikan bagi saya.

Berkas Boleh Diambil Terus Kenapa?

Subuh tanggal 10 Agustus (tepat seminggu sejak appointment di VFS), saya dapat email bahwa berkas sudah bisa diambil. Hasilnya apa? Nggak tau. Sama sekali nggak ada kalimat secuilpun yang menyatakan hasil aplikasi. Intinya cuma berkas udah selesai diproses dan silakan diambil ke VFS.

Posisi di Bandung, VFS di Jakarta. Saya udah nggak sanggup lagi harus penasaran menunggu hari yang tepat untuk bisa ke Jakarta, nggak ada yang lebih tepat dari tanggal 10 itu juga. Saya akhirnya naik travel langsung cabut ke VFS. Oh ya, info sedikit untuk travel Bandung-Jakarta, yang pool-nya paling dekat ke VFS Kuningan adalah Cititrans. Ini bukan promo lho. Pool mereka di Plaza Festival situ, gampang nyari taksi dsj. untuk ke Kuningan City. Naik taksi cuma 10 ribu kalo lewat belakang Kuningan City jadi bisa segera sampai ke VFS.

HASILNYA?

Approved.

Dan saya disorakin sama beberapa bapak-bapak agen untuk visa yang kebetulan ngobrol sama saya pas di ruang tunggu VFS. Katanya ekspresi muka saya norak banget waktu tahu ada cap visa di paspor saya. Ya sudahlah.

SARAN UNTUK YANG MAU APPLY

Untuk soal IHS seperti kasus saya itu, tunggu saja kabar dari ManilaVisaUK untuk link pembayaran IHS Anda yang gagal. Tenang, mereka mengeceknya dan nggak membabi buta langsung tolak aplikasi visa Anda.

Untuk soal nama, ini banyak kejadian sebenarnya. Nama di paspor, KK, KTP dll jangan-jangan ada yang beda semua? Sebaiknya semua dokumen disamakan saja, perhatikan juga data orang tua Anda. Kemungkinan saya nggak bermasalah itu karena saya nggak dibiayai orang tua jadi mereka nggak peduli kalo namanya beda. Tapi untuk yang biaya mandiri, perhatikan data-data nama ini ya. Salah spasi doang aja bisa panjang urusannya. Saya sendiri mengajukan koreksi nama di paspor supaya marga keluarga bisa masuk meskipun nama saya sudah 3 kata dan panjang. Pastikan hal-hal ini dan urus jauh-jauh hari.

Untuk soal bayar-bayar online, pastikan nomor hape yang didaftarkan untuk CC atau kartu debit Anda sudah aktif ke pihak bank. Beberapa transaksi online emang mengharuskan konfirmasi melalui SMS, nantinya akan ada kode untuk dimasukkan ke laman pembayaran online-nya. Pastikan hape dengan nomor itu menyala (jangan kayak saya malah hapenya mati pas transaksi) sehingga SMS konfirmasi itu bisa masuk.

Untuk yang mau ke VFS, bawa buku atau apa deh untuk menemani kebosanan menunggu antrian yang bulan Agustus-September emang lagi rame-ramenya. Di dalam ruang tunggu tidak boleh mengaktifkan hape jadi rada mati gaya. Kalo ketahuan ditegur sama bapak satpamnya. (Saya juga gagal mengabadikan muka Cumberbatch dan Martin Freeman di pilar ruang tunggu itu karena keburu disuruh matiin hape).

Perhatikan nomor antrian yang Anda dapat. UKA adalah kode nomor antrian untuk penyerahan dokumen aplikasi visa. UKD adalah kode nomor antrian untuk pengambilan visa. UKH adalah kode untuk antrian helpline visa (untuk kasus khusus sepertinya). Jangan sampai salah dapat nomor antrian (kayak saya) karena pak satpam di depan pintu mungkin lelah jadi salah pencet layar dan kasih nomor antrian yang tidak sesuai dengan kebutuhan kita. Kalo bingung, tanya aja satpamnya pada baik sih kalo kita nggak ngeyel.

Untuk penyerahan aplikasi visa, perlu menunjukkan print email appointment dan paspor asli supaya boleh masuk sama pak satpam. Oh ya, boleh masuk 5-10 menit sebelum jadwal appointment.

Untuk pengambilan visa, perlu menunjukkan struk pembayaran dan KTP. Jangan sampai nggak bawa KTP lalu disuruh pulang sama pak satpam.

PENUTUP

Udah kayak makalah belum?

Boleh tanya kalo ada yang mau ditanya, mudah-mudahan bisa jawab tapi saya bukan VFS Helpline jadi jawab sepengetahuan saya aja sih bisanya.

Semoga tulisan ini cukup membantu untuk teman-teman yang mau aplikasi visa student ke UK. Selamat melakukan aplikasi visa dan semoga sukses!!